Digitaal een akte ondertekenen in tijden van corona?

Dinsdag 14 april 2020

Sinds de coronamaatregelen gelden, zoekt het notariaat naar oplossingen om mensen die akten willen tekenen, toch te kunnen helpen. Besprekingen en adviesgesprekken kunnen uiteraard vaak heel goed telefonisch gehouden worden. Het ondertekenen van een akte moet nog steeds fysiek gebeuren, dus met de cliënt zelf en de notaris samen. Het is op zich op kantoor vrij goed te regelen om de veilige afstand te bewaren, en met wegwerphandschoenen en eigen pennen lukt het vrij aardig. Maar hoe moet het als iemand een testament wil tekenen die zelf in het ziekenhuis ligt met corona? Hoe moet de notaris bij een cliënt komen die in het verpleeghuis zit waar niemand naar binnen mag?

De ministerraad heeft onlangs ingestemd met een voorstel van minister Sander Dekker voor Rechtsbescherming over de inzet van digitale middelen bij het passeren van akten in noodsituaties.

Ondertekenen akten
Notarissen en nu ook de minister vinden dat de wet in uitzonderlijke situaties de mogelijkheid moet bieden gebruik te maken van audiovisuele middelen, mits notarissen in hun dossier goed verantwoorden waarom zij dat hebben gedaan. De huidige situatie rond het coronavirus, is zo'n uitzonderlijke situatie. De minister vindt deze werkwijze passen bij de rol van de notaris die midden in de maatschappij staat en ook in een noodsituatie iemand in staat moet stellen afspraken en wensen goed in een notariële akte vast te leggen.

Digitale vergaderingen voor verenigingen en vennootschappen
Het voorstel van minister Dekker maakt het ook mogelijk om tijdelijk via elektronische middelen te communiceren waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven. Dan gaat het bijvoorbeeld om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden. Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen onwenselijk.
Het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is wel dat de leden en aandeelhouders tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.

Het notariaat is blij met deze tijdelijke mogelijkheden. Juist nu willen veel mensen hun zaken regelen voor als ze onverhoopt het slachtoffer worden van het coronavirus. Met deze wet kan rechtszekerheid worden geboden aan mensen die via Skype of een ander elektronisch communicatiemiddel een testament willen maken. Bovendien voorkomen we dat nabestaanden straks allerlei juridische procedures moeten gaan voeren over de geldigheid van zo’n testament.

Het voorstel zal naar verwachting medio april in het parlement worden behandeld.
Hoe de tijdelijke wetswijziging er precies uit zal zien en wanneer die in werking treedt, is helaas nog niet bekend.